Zeitgeschichtliches Archiv

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ZGA Artikel-Erfassung

Die Arbeit des ZGA liegt insgesamt und im Detail im öffentlichen Interesse. Mit seiner Präsenz in Berlin wurde das Zeitgeschichtliche Archiv mit seinen Sammlungen zum Lernort für Schulen, studentische Praktikanten sammeln hier Erfahrungen mit sehr großen Archivbereichen, und internationale Anfragen, insbesondere aus universitären Bereichen, zeugen vom Interesse einer breiten Öffentlichkeit an den historischen Dokumenten.

Was hat ein Bearbeiter zu tun?

Die Erfassung von Artikeln im Zeitgeschichtlichen Archiv umfasst ein Verfahren, das Inhalte zu bearbeitender Dokumente über eine Eingabe-Maske digital aufbereitet.

Die dafür erforderlichen Kenntnisse und Arbeitsschritte werden hier nachfolgend aufgeführt. Anforderungen für diese Tätigkeit sind:

  • Ernsthaftigkeit und Gründlichkeit bei der Bearbeitung
  • Sorgfalt im Umgang mit den Arbeitsmitteln
  • Selbständigkeit bei der Recherche
  • Zuverlässigkeit beim Datenschutz

Vom Bearbeiter werden sowohl die konsequente und verantwortungsvolle Erfüllung der formalen Kriterien, als auch die vollständige Erfassung und eine fehlerfreie Rechtschreibung erwartet.

 

Was sind ZGA-Ordner?

Artikelordner des ZGA haben eine eigene Kennung und können bis zu 999 Artikel enthalten. Die Ordnerrücken sind mit Zuordnungsbegriffen (Thema, Stichworte) definiert und einer fünfstelligen Ordnernummer versehen. Ein daran angefügter Buchstabe (A, B, …) deutet auf eine Ordnerteilung aufsteigend in alphabetischer Reihenfolge hin.

Rot- oder Grün- gekennzeichnete Kreise weisen das Bearbeitungsstadium des Ordners aus:  Rot = Erfasst  / Grün = Gescannt

 

Was sind Artikel für das ZGA?

Es werden alle Artikel eines Ordners erfasst, die keine ständig wiederholende Inhalte (zum Beispiel: Wetterbericht, Horoskop, Fernsehprogramm, Werbung, ...) haben.

Die Qualität der Bearbeitung über die Eingabe-Maske sollte die Inhaltsmerkmale des Artikels digital vollständig und korrekt wiedergeben.

Merke:

  • Fremdsprachige Artikel werden nicht erfasst.
 

Wie sind Artikel zu nummerieren?

Die Nummerierung der Artikel in einem Ordner erfolgt ausnahmslos fortlaufend, aufsteigend (001, 002, 003, ...). Sie wird auf der betreffenden Seite rechts oben vorgenommen.

Diese Nummerierung ist Bestandteil der digitalen Artikelkennung (Signaturnummer = Ordnernummer + Artikelnummer) und erleichtert somit das Auffinden des Originalartikels.

Bei Ordnerteilung (A, B, ...) mit gleicher Ordnernummer, ist die begonnene Nummerierung fortzusetzen.

Mehrere Artikel auf einer oder mehreren zusammengehefteten Seiten sind auf der 1. Seite oben mit z.B.: (001 - 003) zu vermerken. Artikel, die über mehrere Seiten gehen, müssen entsprechend mit z.B.: (zu 001) gekennzeichnet werden.

Merke:

  • Bei der Neuerfassung eines Ordners mit vorhandener Artikel-Nummerierung ist diese zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren.
 

Was ist die Eingabe-Maske?

Die Eingabe-Maske ist ein Hilfsmittel auf dem Monitor zur Erfassung und Speicherung erforderlicher Daten, um einen Artikel digital aufzubereiten und bearbeiten zu können.

Sie besteht aus zwei Seiten zur Datenerfassung, die den Bearbeiter mit Eingabe- und Auswahlfeldern bei der Aufnahme des Artikels unterstützen und einer dritten Seite zur übersichtlichen Selbstkontrolle der erfassten Daten.

 

Was sind Eingabefelder?

Eingabefelder sind markierte Bereiche in der Eingabe-Maske, in denen der Eintrag von beliebigen Zeichen der Tastatur möglich ist. Ausnahmen bilden einige Sonderzeichen, die in der ZGA-Schreibweise keine Anwendung finden.

 

Was sind Auswahlfelder?

Auswahlfelder sind markierte Bereiche in der Eingabe-Maske, in denen vorgegebene Begriffe aus einer Auswahlbox verwendet werden. Die Liste der Begriffe kann über Maus und Tastatur geöffnet und bewegt werden.

 

Wohin mit dem Bindestrich?

Um Doppelnennungen zu vermeiden wird der Bindestrich als Ergänzungsstrich gebraucht. Er wird an das zu erweiternde Wort angefügt und mit einem Leerzeichen von den weiteren Nennungen getrennt.

Beispiel:

  1. Ministerium für Land-, Forst- und Nahrungsgüterwirtschaft der DDR

In allen anderen Fällen werden Bindestriche generell ohne Leerzeichen verwendet.

Beispiele:

  1. Berlin-Mitte (Wortkopplung)
  2. FDJ-Aufgebot (Kopplung von Abkürzung und Wort))
  3. Dipl.-Ing. (Kopplung von Abkürzungen)
  4. deutsch-amerikanisch (Kopplung von Verbindungen)
  5. Kopf-an-Kopf-Rennen (Durchkopplung)
  6. Carl-von-Linne-Straße (Bindestriche in Eigennamen)
  7. Schreib-Wettbewerb (Worttrennung)
 

Wozu den Gedankenstrich?

Im Allgemeinen kündigt der Gedankenstrich eine Pause an und/oder den Wechsel zu einem neuen Thema oder Gedanken:

Beispiel:

  1. Plötzlich – ein lauter Knall ...

In Überschriften kann der Gedankenstrich zwischen einzelnen Teilen als Pause stehen (meist wird in Zeitungsartikeln jedoch der Schrägstrich als Pause bzw. Thementrennung benutzt).

Beispiel:

  1. Meinungen – Berichte – Kommentare
  2. Kurt Hager hielt Festrede – Ehrenbanner überreicht

Merke:

  • Der Gedankenstrich wird immer mit Leerzeichen auf beiden Seiten geschrieben.

 

 

Wann und wo Auslassungszeichen?

Auslassungszeichen werden als Stilmittel eingesetzt, meist um Pausen, Unterbrechungen oder Kürzungen anzuzeigen oder vorzunehmen. Die Auslassung kann sowohl am Anfang oder Ende eines Satzes oder Absatzes als auch innerhalb von Sätzen und Wörtern stehen.

Merke:

  • Werden ein oder mehrere Buchstaben eines Wortes durch Auslassungspunkte ersetzt, so werden diese ohne Leerzeichen an den oder die angrenzenden Wortteile angefügt.
  • Auslassungspunkte, die für weggelassene Wörter oder Satzteile stehen, werden wie diese mit Leerzeichen umgeben.
  • Stehen Auslassungspunkte am Satzende, entfällt der Satzschlusspunkt. Frage- und Ausrufezeichen sind in der ZGA-Datenerfassung jedoch zu setzen.
 

Wie verwendet man Anführungszeichen?

Anführungszeichen sind Satzzeichen, die am Anfang und am Ende der direkten Rede, eines wörtlichen Zitats oder des zitierten Titels oder Namens eines Werkes stehen.

  1. direkte Rede
    "Immer muss ich arbeiten!", seufzte sie.
  2. zitierter Titel, zitiertes Werk bzw. Zeitung
    Sie las den Artikel "Chance für eine diplomatische Lösung" in der "Wochenpost".

Merke:

  • Anführungszeichen und Klammern binden die Zeichenfolge ohne das Setzen von Leerzeichen ein. Ausßerhalb dieser Textpassagenwerden wieder Leerzeichen gesetzt.
 

Wie schreibt man Satzzeichen?

Reguläre Satzzeichen, wie Komma, Semikolon, Doppelpunkt, Ausrufezeichen und Fragezeichen werden direkt an den Text ohne Leerzeichen angefügt. Danach folgt ein Leerzeichen.

 

Was bedeutet Datum / Ausgabe?

Das Eingabefeld "Datum" ist ein Pflichteintrag. Dabei ist die Schreibweise zu beachten.

Beispiel:

  1. Artikeldatum: 3. Mai 1959
    Erfassungsdatum: 03.05.1959

Wenn dem Artikel kein genaues Datum zugeordnet werden kann, wird immer eine Eintragung im Eingabefeld "Ausgabe" vorgenommen.

Beispiele:

  1. August 1980 = 000/08/1980
  2. Ausgabe 48/78 = 048/00/1978
  3. Ausgabe 112 Januar 1999 = 112/01/1999

Merke:

  • Bei Fehlen einer Datums- oder Ausgabenangabe im Artikel wird im Eingabefeld "Ausgabe" folgende Eintragung vorgenommen: 000/00/0000
 

Was sind Zeitungen / Zeitschriften?

Zeitungen und Zeitschriften sind regelmäßig erscheinende Presse- und Druckerzeugnisse mit aktuellen Nachrichten, Berichten, Analysen oder Interviews.

Eine Zeitung oder eine Zeitschrift besteht aus mehreren Artikeln, die inhaltlich in sich abgeschlossen sind.

Das Auswahlfeld "Zeitung / Zeitschrift" ist ein Pflichteintag.

Merke:

  • Wenn es keine eindeutige Information über den Namen des Presseerzeugnisses gibt, erfolgt immer die Auswahl "unbekannte Herkunft".
 

Was bedeutet Verfasser / Autor?

Der Verfasser/Autor ist der geistige Urheber des Artikels, des Berichtes oder Beitrages. Es können maximal 2 Verfasser eingetragen werden.

Merke:

  • Fotografen sind keine Verfasser!

Der Verfasser/Autor des Beitrages kann an unterschiedlichen Stellen und auch in Form eines Kürzels oder einer Abkürzung im Artikel genannt sein.

Merke:

  • Ist kein Verfasser/Autor eindeutig zu ermitteln, bleibt dieser Eintrag leer.
 

Was ist ein Titel?

Als Titel (Überschrift) oder Schlagzeile werden im ZGA die sich am stärksten abzeichnenden Schriftzeilen genutzt (z.B. Fettdruck, Kursivdruck oder alles in Großbuchstaben), die sich auf den zu bearbeitenden Artikel beziehen.

Merke:

  • In der Eingabe-Maske wird ausschließlich mit der einfachen Standardschrift gearbeitet. Abweichende Schriftbilder der zu bearbeitenden Artikel finden keine Beachtung.

Achtung:

  • Es ist besonders auf die zeichengenaue Übernahme von Titeln zu achten. Somit erfolgt keine selbständige Berichtigung von Titeln. Rechtschreibliche als auch grammatikalische Fehler werden übernommen.

Ausnahme:

  1. Bei der Bearbeitung von Fernschreiben werden Groß- und Kleinschreibung sowie der Gebrauch der Umlaute ae, oe, ue und dem ß berichtigt.

Merke:

  • Ist kein Titel oder Schlagzeile vorhanden, wird die Anfangszeile des Artikels bis zu einem vollständigen Satz in das Eingabefeld übertragen. Bei Überlänge dieses Satzes im Eingabefeld wird der Eintrag mit "Auslassungszeichen" an einer inhaltlich sinnvollen Stelle beendet.
 

Was ist ein Untertitel?

Damit wird im ZGA eine Schriftzeile bezeichnet die - weniger auffallend als der Titel - zusätzliche Informationen zum Artikel enthält, sich aber noch deutlich vom eigentlichen Schriftbild des Artikels unterscheidet.

Achtung:

  • Es ist besonders auf die zeichengenaue Übernahme von Untertiteln zu achten. Somit erfolgt keine selbständige Berichtigung von Untertiteln. Rechtschreibliche als auch grammatikalische Fehler werden übernommen.

Merke:

  • Innerhalb eines Artikels vorkommende Überschriften dienen nur zur Hervorhebung oder Aufteilung des Artikelinhalts und werden nicht als Untertitel übernommen. Ist zu dem Artikel kein Untertitel vorhanden, wird keine Eintragung vorgenommen.
 

Was ist ein Deskriptor?

Bezeichnung für ein "Schlagwort", das den Artikel inhaltlich beschreibt, wobei es nicht notwendigerweise selbst im Wortlaut des Textes vorhanden sein muss.

Hinweis:

  1. Hilfreich ist es immer, mit dem 1. Deskriptor das Thema des Artikels zu benennen. Weitere Deskriptoren haben so einen Bezugspunkt und ergeben ein Gesamtbild, das den Inhalt des Artikels für den Nutzer verständlich macht.

Merke:

  • Es müssen mindestens 2 Deskriptoren-Einträge vorgenommen werden.

Die Nutzung des Erweiterungsfeldes unter Deskriptoren ist beschränkt auf Begriffe, die nicht unter zur Hilfenahme der vorhandenen Schlagworte verständlich gemacht und eingeordnet werden können. Es ist in jedem Fall zu prüfen, ob der Artikel auch ohne diesen Begriff inhaltlich erklärbar ist.

Hinweis:

  1. Kurznotizen werden mit 2 - 4 Deskriptoren erfasst.
 

Was ist Erfassung von Personen?

Mit Personen sind im Sinne des ZGA ausschließlich reale Menschen gemeint, unabhängig von dem Zeitabschnitt in dem sie gelebt haben oder noch leben.

Eingabeformat: Nachname, Vorname
Es werden keine Berufbezeichnungen (Titel) in das entsprechende Eingabefeld übernommen.

Merke:

  • Fiktive Bezeichnungen, wie Rollennamen oder Gestalten in Kultur, Kunst und Literatur werden nicht erfasst.
  • Ist in dem Artikel keine Person namentlich erwähnt, wird keine Eintragung vorgenommen. Herleitungen zur Person über den Inhalt genügen nicht zur Erfassung.

Achtung:

  • Verfasser / Autoren werden in ihrem Eingabefeld der Eingabemaske unter Berücksichtigung dieser Eingabeformate eingetragen.

Ausnahme:

  1. asiatische/arabische Namen:
    Komma, Leerzeichen vollständiger Name
    z.B.: , Ho Chi Minh
  2. Adelstitel
    Nachname, Vorname Adelstitel Namenszusatz
    z.B.: Stauffenberg, Claus Schenk Graf von
  3. Namen mit Namenszusatz:
    Nachname, Vorname Namenszusatz
    z.B.: Gutenberg, Karl Theodor zu
  4. Eigennamen:
    Komma, Leerzeichen vollständiger Name
    z.B.: , Papst Johannes Paul II.
  5. Künstlernamen:
    Bürgerlicher Name (Künstlername)
    z.B.: Jackson, Curtis James III (50 Cent)
  6. kein Vorname gefunden:
    Komma, Leerzeichen Nachname
    z.B.: , Anderson
 

Was ist eine Institution?

Verwendung einer im Sinne des ZGA bestehenden Einrichtung (auch Organisation oder Verein) mit einem (bekannten) eigenständigen Namen und einer festen Adresse.

Merke:

  • Wenn nicht inhaltlich notwendig, ist immer die Ortsangabe des Hauptsitzes ohne Kommasetzung an die Institution anzufügen.
  • Die ermittelten Ortsangaben zu den Institutionen sind zusätzlich im Bearbeitungsfeld Ort oder Erweiterungsfeld/Ort einzutragen.
  • Bei Institutionen, deren Standort im Ausland liegt und die Ortsangabe keinen eindeutigen Standort vermittelt, sind Bundeslandangaben  und/oder Länderangaben hinzuzufügen.

Beispiel:

  1. Anglo American plc. London
  2. Electro-Motive Division London (Kanada)
  3. London Industries Inc. London (Ohio) USA

Achtung:

  • Bemerkungen im Artikel, die auf eine Um- bzw. Beschreibung einer Institution hinweisen, sind auf einen korrekten Namen hin zu recherchieren.

Beispiel:

  1. Daraus entwickelte sich ab 1955 die größte Fluggesellschaft der Bundesrepublik.
    Recherche: Deutsche Lufthansa AG Köln
 

Was ist ein Land?

Dieser Begriff wird im ZGA im Sinne eines politischen Gebildes (Staat) verwendet (Ausnahme: Antarktis).

Im Erweiterungsfeld der Eingabemaske müssen, wenn erforderlich, auch kleinere Territorien eingetragen werden. Haben deutsche Bundesländer im zu erfassenden Artikel eine Bedeutung sind diese als Erweiterung einzutragen.

Merke:

  • Bei der Artikelerfassung ist die Landesbezeichnung einzutragen, die geschichtlich und politisch korrekt dem Inhalt des Artikels entspricht.
  • Dieses Auswahlfeld ist ein Pflichteintag. Wenn es keine eindeutige Information über den Namen des Landes gibt und auch über den Inhalt des Artikels keine Herleitung möglich ist, erfolgt immer die Auswahleintragung "ohne Nennung".
 

Was ist ein Ort?

Hier bezieht sich das ZGA auf eine territorial beschränkte Angabe im Sinne einer Ortschaft. Eine Ortsangabe im Sinne einer Gebietsbezeichnung ist im Erweiterungsfeld möglich.

Merke:

  • Bei der Artikelerfassung ist die Ortsbezeichnung einzutragen, die geschichtlich und politisch korrekt zum inhaltlichen Zeitpunkt relevant war.
  • Der Ortseintrag am Artikelanfang hinter der Agentur ist nicht immer der Ort des Geschehens. Es ist immer zu prüfen, ob diese Ortsangabe mit dem Inhalt des Artikels übereinstimmt, um einen Eintrag in das Eingabefeld zu rechtfertigen.

Ausnahme:

  1. Besonderheit Berlin:
    Es werden ausnahmslos im Zeitraum des Bestehens von BRD und DDR die Ortsangaben Berlin (Ost) und Berlin (West) benutzt.
 

Was sind Bemerkungen?

Unter Bemerkungen werden ZGA-Begriffe aufgeführt, die den Artikel mit konkreten Merkmalen näher beschreiben. Diese Felder werden nur genutzt, wenn ein in der Auswahlbox verwendeter Begriff tatsächlich auf den Artikel zutrifft.

Beispiele:

  1. ganzseitig
    Dieses Auswahlkriterium findet nur dann Verwendung, wenn keine anderen Informationen, als der zu bearbeitende Artikel auf der Seite abgedruckt ist.
  2. mehrseitig
    Dieses Auswahlkriterium wird immer dann verwendet, wenn sich ein Artikel nicht nur auf eine Seite beschränkt.
  3. Kurznotiz
    Dieses Auswahlkriterium wird dann eingefügt, wenn ein Artikel nur bis zu 10 Zeilen hat.
  4. Beilage
    Dieses Auswahlkriterium wird nur dann genutzt, wenn ein zusätzliches Dokument dem Artikel beigefügt wurde.
  5. Abbildung
    Dieses Auswahlkriterium wird immer dann verwendet, wenn eine optische Ergänzung dem Artikel beiwohnt (z.B. Fotos und Graphiken).
  6. Chronik
    Dieses Auswahlkriterium wird benutzt, wenn der Artikel als zeitliche Abfolge von Ereignissen dokumentiert wurde. Hierbei spielen Form und Inhalt der Informationen eine untergeordnete Rolle.
  7. Rezension
    Dieses Auswahlkriterium findet Verwendung, wenn der Artikel eine Besprechung, Kritik, Vergleich oder Bewertung meist kultureller Inhalte darstellt.
  8. Interview
    Dieses Auswahlkriterium sollte eingefügt werden, wenn die Form der Befragung im beiderseitigen Interesse ist. Die Rolle des Fragenden und die des Antwortenden sind hierbei vorher festgelegt.
  9. Gespräch
    Dieses Auswahlkriterium erfordert andere Merkmale, als ein Interview. Ein Gespräch enthält immer Fragen, Antworten, Kommentare aber zum Beispiel auch Ergänzungen. Dabei wechseln sich Sprecher und Zuhörer in ihrer Rolle ab.
  10. Rede
    Dieses Auswahlkriterium wird benutzt, wenn eine Person zu mehreren Zuhörern eine vorher verfasste (in wenigen Fällen auch freie) Ansprache hält.
 

Was sind Zusätze?

Unter Zusätze werden ZGA-Begriffe aufgeführt, die den Artikel mit konkreten Merkmalen näher beschreiben. In diesen Eingabefeldern werden nur Zusatzinformationen eingetragen, die auf Besonderheiten des Artikels hinweisen.

Beispiel:

  1. Artikel unvollständig

Merke:

  • Zeitungen/Zeitschriften, die nicht in der entsprechenden Auswahlbox enthalten sind, werden hier mit Namen eingetragen.
 

Was ist Fehlerbearbeitung?

Falls Fehler während der Erfassung aufgetreten sein sollten, kommt man mit der Schaltfläche "zurück" wieder in die entsprechende Eingabe-Maske, um den Fehler noch vor der Speicherung zu korrigieren. Abschließend werden die Änderungen mit "speichern" bestätigt.

Durch Anklicken des Symbols "einen Artikel bearbeiten" ist in dem sich öffnenden Fenster die Nummer des zu bearbeitenden Artikels einzutragen und zu bestätigen. Es öffnet sich die Eingabe-Maske mit dem zu korrigierenden Artikel. Nach erfolgter Fehlerbearbeitung sind die Daten erneut durch "speichern" zu sichern.

Hinweis:

  1. Durch Anklicken des Symbols "einen Artikel suchen" öffnet sich die Eingabemaske nur im Suchmodus, etwa zum Blättern innerhalb der bereits erfassten Artikel.
 

Was ist ein Status?

Im ZGA-Erfassungsprogramm aufgenommene Artikel erhalten nach ihrer ersten Speicherung den Status 0. Werden Daten der Bearbeitung im Rahmen der Selbstkontrolle geändert, muß erneut gespeichert werden und der Artikel erhält den Status 1.

Dieser Status wird erst durch die Prüfung im ZGA-Kontrollprogramm verändert. Danach ist eine Bearbeitung des Artikels im ZGA-Erfassungsprogramm nicht mehr möglich.

 
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